E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können in der Praxis nicht ohne eine Archivierungslösung erfüllt werden.
Mit dem MailStore Server erhalten Sie ein zertifiziertes Produkt, mit dessen Hilfe die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden Bestimmungen zuverlässig erfüllt werden können.
Technische Umsetzung
Vollständigkeit
Die Archivierung kann mit Hilfe von MailStore Server so erfolgen, dass alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Für Unternehmen mit Microsoft Exchange Server kann dies über die Archivierung des Journal-Postfaches erfolgen. Unternehmen ohne Microsoft Exchange Server können den MailStore Proxy Server verwenden. Dieser steht für alle MailStore Server Kunden kostenlos bereit. Weitere Informationen zur automatischen Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails finden Sie im MailStore Server Handbuch.
Übereinstimmung mit dem Original
Alle E-Mails und deren Dateianhänge werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel archiviert und können ebenso jederzeit wiederhergestellt werden.
Sicherstellung eines langfristigen Archivzugriffs
MailStore Server bindet nicht an ein proprietäres Dateiformat. Alle archivierten E-Mails können jederzeit im Standardformat nach RFC822, das seit über 25 Jahren Bestand hat, in einem Arbeitsschritt exportiert werden. Die exportierten Dateien können von den meisten E-Mail-Programmen geöffnet und verarbeitet werden. Darüber hinaus bietet MailStore Server eine Vielzahl weiterer Export- und Wiederherstellungsfunktionen.
Durchsetzung von Aufbewahrungsfristen
E-Mails können z.B. in nach Jahren oder Monaten sortierten Blöcken im Archiv abgelegt werden. Dabei können neuere Blöcke (z.B. jünger als zehn Jahre) mit einer Schreibsperre versehen werden. Ältere Blöcke können hingegen vollständig aus dem Archiv ausgehangen werden.
Vertraulichkeit der Daten
Durch ein integriertes Rechtesystem wird sichergestellt, dass auf eine archivierte E-Mail jeweils nur von entsprechend berechtigten Anwendern zugegriffen werden kann.
Verhindert absichtliches oder unabsichtliches Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter
Das Löschen von E-Mails durch Anwender kann durch die MailStore-Benutzerverwaltung vollständig unterbunden werden.
Verhindert die Manipulation von E-Mail-Inhalten
MailStore bedient sich unterschiedlicher Verfahren und Technologien, um die Manipulation von E-Mail-Inhalten zu verhindern:
- Bildung von SHA1-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails
- Interne AES256-Verschlüsselung von E-Mail-Texten und Anhängen
- Kein direkter Zugriff der MailStore Client-Software auf die Archivdateien
- Änderung der E-Mail-Inhalte ist weder in der grafischen Oberfläche noch programmintern vorgesehen
- Automatische Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang verhindert Manipulationen zum Zeitpunkt vor der Archivierung durch MailStore Server
- Eine zusätzliche Sicherung der Daten auf WORM-Medien wird direkt durch MailStore Server unterstützt und kann bei Bedarf auch durch beliebige Lösungen anderer Hersteller erfolgen
Darüber hinaus muss von der IT-Administration sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen direkten Zugriff auf das MailStore Server-System und die zugrundeliegenden Archivdaten erhalten.
Zugriff auf das Archiv durch Prüfer
MailStore Server ermöglicht das Anlegen von Benutzerkonten mit Nur-Lesezugriff auf das gesamte Archiv oder auf einzelne Archivteile. Über ein solches Konto kann ein Prüfer die archivierten E-Mails über eine Volltextsuche durchsuchen, betrachten und bei Bedarf einzelne oder alle E-Mails in unterschiedlichen Formaten zur Weiternutzung exportieren.
