 MailStore Server bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Archivierungsmethoden, die beliebig miteinander kombiniert werden können. Die Auswahl der richtigen Strategie muss sich an Ihren Zielsetzungen und Ihrer vorhandenen E-Mail-Infrastruktur ausrichten
Einmalige Archivierung bereits
existierender E-Mails
Grundsätzlich macht es Sinn, zunächst die bestehenden E-Mails zu archivieren und diese so für Ihr Unternehmen dauerhaft nutzbar zu machen. Sie sollten in diesem Schritt auch dezentral gespeicherte E-Mails in Ihrem Unternehmen (z.B. aus den E-Mail-Clients der Anwender oder PST-Dateien) archivieren.
Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang
Umsetzung
· Im Fall von Microsoft Exchange über die Archivierung des Journal-Postfachs
· Im Fall von IMAP4-kompatiblen E-Mail-Servern wie Novell GroupWise, KerioMailServer oder MDaemon über die Archivierung von Sammelpostfächern (auch Kopie-, Multidrop oder Catchall-Postfächer genannt)
· In allen anderen Fällen sowie in Unternehmen ohne eigenen E-Mail-Server über den kostenlosen MailStore Proxy Server
Vorteile
- Die Archivierung ist immer vollständig
- Die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen wird erleichtert bzw. ermöglicht
Nachteile
· E-Mails können den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden (eine Abbildung der Ordnerstruktur ist nicht möglich)
· Reduzierung des E-Mail-Volumens in den Postfächern über Löschregeln ist nicht möglich, da zur Archivierung nicht auf die Postfächer zugegriffen wird
· Unter bestimmten Umständen müssen zur Verwendung dieser Archivierungsmethode Vereinbarungen mit den Mitarbeitern oder dem Betriebsrat getroffen werden (z.B. aus Gründen des Datenschutzes)
Zeitgesteuerte Ausführung von Archivierungsaufgaben
Jede Archivierungsaufgabe kann zeitgesteuert ausgeführt werden. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass täglich um 22:00 Uhr alle Postfächer des E-Mail-Servers überprüft und alle neuen oder veränderten E-Mails archiviert werden.
Vorteile:
· Die Ordnerstruktur der Postfächer, E-Mail-Clients oder PST-Dateien wird im Archiv übernommen und erleichtert so den Anwendern den Zugriff auf die archivierten E-Mails
· Archivierte E-Mails können regelbasiert aus den Postfächern zur Entlastung des E-Mail-Servers gelöscht werden Nachteile
Nachteile:
· E-Mails können vor der Archivierung gelöscht werden (selbst wenn die Archivierungsintervalle sehr kurz sind)
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