E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können in der Praxis nicht ohne eine Archivierungslösung erfüllt werden.
Mit dem MailStore Server erhalten Sie ein zertifiziertes Produkt, mit dessen Hilfe die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden Bestimmungen zuverlässig erfüllt werden können.
Archivierung und Spamfilterung
Die Spam-Filterung vor der Archivierung birgt grundsätzlich das Risiko, dass archivierungspflichtige E-Mails nicht durch den Spam-Filter und somit auch nicht in das Archiv gelangen. Die Archivierung wäre somit nicht vollständig und streng genommen auch nicht rechtssicher.
In der Praxis bestehen dazu drei Handlungsmöglichkeiten:
- Es wird auf die Spam-Filterung vor der Archivierung verzichtet
Auf diese Weise ist zwar die Vollständigkeit der Archivierung sichergestellt, jedoch geht dies mit technischen Nachteilen einher. So wird durch das extrem hohe (da ungefilterte) E-Mail-Volumen der Speicherbedarf des Archivs stark erhöht. Die Folge sind höherer Aufwand und Kosten beim Speichermanagement und bei der Datensicherung. Zudem nimmt die Qualität der Suchergebnisse bei der Archivsuche durch den hohen Spam-Anteil deutlich ab. - Empfangene E-Mails werden von einer Anti-Spam-Lösung gefiltert und danach archiviert
Auf diese Weise wird zwar der Speicherbedarf des Archivs deutlich verringert und die Qualität von Suchabfragen erhöht, jedoch kann eine vollständige Archivierung aller relevanten E-Mails nicht zu 100% sichergestellt werden. Diese E-Mails können fälschlicherweise vom Spam-Filter abgewiesen werden. Das Verfahren geht demnach mit einem gewissen rechtlichen Risiko einher. - Als Spam identifizierte E-Mails werden von einer Anti-Spam-Lösung noch vor Annahme durch den eigenen E-Mail-Server abgewiesen
Solange als Spam identifizierte E-Mails nicht angenommen werden, besteht auch keine Pflicht zur Verarbeitung oder zur Archivierung dieser E-Mails. Ein sehr gutes Beispiel für eine solche Lösung ist der NoSpamProxy. Die ebenfalls in Deutschland entwickelte Software kann im Bundle mit MailStore Server vergünstigt bezogen werden.
